A FUNÇÃO
CRIA O ÓRGÃO
Milton Luiz Gazaniga de Oliveira
Ementa
Administração Pública. Órgão e função. Estrutura e
finalidade. Funcionalismo. Criação, especialização e desdobramento de órgãos
públicos. Relação recíproca entre estrutura e função. A função como fundamento
da organização administrativa e como possível retórica para a expansão da
máquina pública. Necessidade, eficiência e racionalidade na criação de
Ministérios, Secretarias, departamentos e órgãos.
1. Introdução
Posso adotar a tese de que o homem é, em alguma
medida, modelado pelos instrumentos e pelas ferramentas que utiliza. A ideia
encontra aproximação com a perspectiva de Vigotski, para quem os instrumentos e
signos participam da formação do pensamento e do desenvolvimento humano
(VIGOTSKI, 1999).
Entretanto, prefiro compreender que nem a mente nem
a mão, isoladamente, são suficientes. É a relação entre ambas, mediada pela
atividade, que permite ao homem transformar o mundo e, simultaneamente,
transformar a si próprio.
Essa observação aparentemente simples conduz a uma
questão interessante quando transportada para o campo da Administração Pública:
é a função que cria o órgão ou é o órgão que cria a
função?
A pergunta pode parecer apenas semântica. Não é.
Ela alcança o próprio fundamento da organização
administrativa, especialmente quando se observa a constante criação,
transformação, desdobramento e extinção de Ministérios, Secretarias,
departamentos e outros órgãos públicos.
2. A função e o órgão
Na biologia, encontramos diversos exemplos que
permitem compreender a estreita relação entre estrutura e função.
A forma de determinado órgão não é indiferente
àquilo que ele realiza. O organismo desenvolve estruturas capazes de
desempenhar determinadas atividades e, ao mesmo tempo, a própria atividade
influencia o desenvolvimento e a especialização dessas estruturas.
Daí a conhecida expressão:
“a função faz o órgão”.
É possível transportar essa ideia, com as devidas
cautelas, para a Administração Pública.
Um órgão administrativo não deveria existir
simplesmente porque é possível criá-lo. Sua existência deveria estar vinculada
a uma finalidade pública concreta, a uma necessidade administrativa
identificável e a uma função que justifique sua estrutura.
Em outras palavras, a função deveria anteceder e
justificar o órgão.
A população apresenta determinada necessidade; o
Estado identifica essa necessidade; estabelece uma função administrativa para
enfrentá-la; e, somente então, cria ou adapta a estrutura necessária à execução
daquela função.
Seria essa a lógica racional.
Mas será sempre assim?
3. Quando a função se transforma
em retórica
A experiência administrativa permite formular uma
hipótese diferente.
Muitas reformas administrativas são apresentadas
sob o argumento de que a sociedade necessita de determinado órgão especializado
para atender a uma demanda específica.
Cria-se, então, uma estrutura administrativa e
atribui-se a ela uma função.
Até aqui, nada de extraordinário.
O problema aparece quando a função deixa de ser a
causa real da criação do órgão e passa a ser apenas sua justificativa
discursiva.
Nesse momento, a sequência lógica pode ser
invertida:
primeiro cria-se o órgão; depois procura-se uma
função para justificá-lo.
E, quando a função original já não é suficiente
para sustentar a estrutura, surgem novas competências, novos departamentos,
novas diretorias, novas coordenações e novos cargos.
O órgão passa, assim, a produzir funções para
justificar sua própria existência.
É nesse ponto que a pergunta inicial ganha maior
importância:
será que a função realmente cria o órgão ou, em
determinadas circunstâncias, o órgão cria a função?
4. A multiplicação das estruturas
administrativas
A Administração Pública moderna necessita de
especialização.
Não se pode negar que determinadas atividades
exigem conhecimentos técnicos específicos, estruturas próprias e servidores
especializados.
Dividir funções pode aumentar a eficiência.
Especializar pode aperfeiçoar a prestação do
serviço.
Criar uma estrutura adequada pode ser indispensável
para solucionar problemas que anteriormente permaneciam sem resposta.
Entretanto, a especialização também possui um
efeito colateral: a possibilidade de multiplicação indefinida das
estruturas.
Um departamento pode gerar uma coordenação.
A coordenação pode gerar uma diretoria.
A diretoria pode exigir uma secretaria.
A secretaria pode justificar um Ministério.
E, posteriormente, esse Ministério pode criar novas
estruturas internas para acomodar funções que poderiam, eventualmente, ser
exercidas por estruturas já existentes.
O fenômeno merece atenção porque cada nova
estrutura traz consigo custos administrativos, despesas de pessoal,
instalações, equipamentos, funções de direção e toda uma cadeia burocrática necessária
à sua manutenção.
Surge, então, uma questão essencial:
a nova função exige realmente um novo órgão ou
poderia ser desempenhada por uma estrutura existente?
5. O órgão pode criar a função?
A resposta parece ser afirmativa em determinadas
situações.
Um órgão recém-criado pode descobrir novas
necessidades, desenvolver novas competências e assumir funções que inicialmente
não estavam previstas.
Isso não é necessariamente negativo.
A realidade social muda, e a Administração Pública
precisa acompanhar essas mudanças.
O problema surge quando a expansão funcional não
decorre de uma necessidade pública, mas da necessidade de justificar a
permanência da própria estrutura.
Nesse caso, temos uma inversão curiosa:
não se cria o órgão porque existe uma função; cria-se
uma função porque existe o órgão.
A função deixa de ser a causa e passa a ser
consequência.
A estrutura passa a buscar uma finalidade que
legitime sua permanência.
6. Pinóquio, o rabo que espicha e
a função
Os contos antigos oferecem metáforas interessantes
para essa discussão.
Pinóquio tinha uma função muito peculiar: mentir.
E, a cada mentira, seu nariz crescia.
A função, nesse caso, modificava o órgão.
Outro ditado popular afirma que “quem cochicha o
rabo espicha”.
Novamente encontramos uma relação imaginária entre
comportamento e estrutura: a atividade modifica o órgão.
São apenas metáforas, evidentemente. Mas elas
ajudam a ilustrar uma questão séria:
as estruturas não são independentes das funções que
desempenham.
Na Administração Pública, porém, a situação pode
ser ainda mais curiosa.
Há estruturas que são criadas sob o argumento de
prestar determinado serviço essencial à sociedade, embora a mesma atividade
pudesse ser desempenhada dentro de um órgão já existente.
Nesse caso, a pergunta não deveria ser apenas:
Qual é a função deste órgão?
Deveríamos perguntar:
Por que essa função exige um novo órgão?
Essa segunda pergunta é muito mais importante.
7. A girafa e a especialização
Outro exemplo frequentemente utilizado para pensar
a relação entre estrutura e função é o da girafa.
Seu longo pescoço pode ser relacionado à adaptação
necessária para alcançar alimentos situados em regiões mais elevadas.
Independentemente das diferentes explicações científicas para a evolução dessa
característica, o exemplo permite visualizar a estreita relação entre estrutura
e função.
Mas há uma observação curiosa.
A girafa não possui duas cabeças: uma para beber
água e outra para se alimentar.
Um mesmo conjunto estrutural pode desempenhar
diversas funções.
A lição administrativa é interessante:
não é necessário criar um novo órgão para cada nova
função.
Uma mesma estrutura pode desempenhar diversas
atividades, desde que possua capacidade técnica, administrativa e institucional
para fazê-lo adequadamente.
Essa constatação deveria ser considerada antes da
criação de qualquer nova unidade administrativa.
8. O órgão e a função como
fenômenos recíprocos
Talvez seja inadequado escolher definitivamente
entre as duas afirmações:
“a função cria o órgão”
ou
“o órgão cria a função”.
A realidade parece mais complexa.
Inclino-me a pensar que órgão e função surgem e
se desenvolvem em relação recíproca.
A função exige determinada estrutura.
A estrutura aperfeiçoa a execução da função.
A função desenvolve a estrutura.
A estrutura amplia as possibilidades funcionais.
Temos, portanto, um processo de influência mútua.
É possível encontrar uma analogia na relação entre
vida e consciência. Não parece adequado afirmar simplesmente que a consciência
cria a vida ou que a vida, isoladamente, cria a consciência. Ambas se
relacionam em um processo complexo de desenvolvimento.
Na Administração Pública, algo semelhante pode
ocorrer entre estrutura e finalidade.
A função cria o órgão, mas o órgão também aperfeiçoa,
amplia e eventualmente transforma a função.
O problema não está nessa reciprocidade.
O problema aparece quando a estrutura passa a
existir independentemente da necessidade que deveria justificar sua existência.
9. Funcionalismo e organização administrativa
Essa discussão encontra aproximação com o
funcionalismo, embora não se pretenda aqui realizar uma análise sociológica
dessa corrente.
Kast e Rosenzweig observam que o funcionalismo
procura compreender as ciências sociais a partir de estruturas, processos e
funções, buscando compreender as relações entre esses componentes. Cada
elemento de uma cultura ou instituição social desempenharia uma função no
sistema mais amplo (KAST; ROSENZWEIG, 1987, p. 125).
A contribuição dessa perspectiva para a Administração
Pública é justamente permitir que se observe o órgão não como uma estrutura
isolada, mas como parte de um sistema.
Um Ministério não deveria ser analisado somente
pela sua existência formal.
Deve-se perguntar:
·
qual problema público pretende enfrentar?
·
qual função exerce?
·
essa função é necessária?
·
poderia ser desempenhada por outro órgão?
·
sua estrutura é proporcional à finalidade?
·
seus resultados justificam os recursos empregados?
·
existe sobreposição de competências?
·
a especialização produz efetivamente melhores
resultados?
Essas perguntas são mais importantes do que a
simples discussão sobre a existência formal do órgão.
10. O risco da estrutura sem
necessidade
Uma Administração Pública pode sofrer de excesso de
estrutura assim como pode sofrer de insuficiência estrutural.
Quando falta estrutura, determinadas funções não
são adequadamente executadas.
Quando sobra estrutura, cria-se o risco da
burocratização, da duplicidade de competências e do aumento permanente das
despesas administrativas.
O problema não está necessariamente na quantidade
de órgãos.
Está na relação entre estrutura, função,
necessidade e resultado.
Um órgão pequeno pode ser excessivamente caro para
aquilo que produz.
Um órgão grande pode ser indispensável para
determinada atividade.
Um órgão pode desempenhar funções relevantes e,
ainda assim, possuir uma estrutura que precise ser reorganizada.
Da mesma maneira, uma estrutura aparentemente
desnecessária pode adquirir importância diante de uma nova necessidade social.
Por isso, não basta perguntar quantos órgãos
existem.
É preciso perguntar:
o que cada órgão faz, por que faz e quais
resultados entrega?
11. A criação de órgãos e a
racionalidade administrativa
A criação de um novo órgão público deveria ser
precedida de uma espécie de teste de necessidade institucional.
Antes de criar uma nova estrutura, seria razoável
verificar se:
1. Existe uma necessidade pública concreta;
2. A função pretendida está claramente definida;
3. Algum órgão existente já desempenha atividade
semelhante;
4. Existe sobreposição de competências;
5. A nova estrutura produzirá resultado adicional
mensurável;
6. O custo administrativo é proporcional à
finalidade;
7. A nova estrutura possui justificativa técnica e
não apenas formal;
8. A função não poderia ser incorporada, com
eficiência, por órgão já existente.
Esse raciocínio não impede a criação de novos
órgãos.
Ao contrário, pode conferir maior legitimidade
àqueles que realmente são necessários.
12. A função como justificativa e
como realidade
Existe, portanto, uma diferença importante entre ter
uma função e justificar uma estrutura por meio de uma função.
Todo órgão pode receber uma competência formal.
Isso não significa, necessariamente, que sua
existência seja indispensável.
A função pode existir no papel.
Pode estar prevista em lei, decreto ou regulamento.
Pode possuir uma denominação sofisticada.
Pode contar com uma estrutura hierárquica completa.
Mas a pergunta fundamental permanece:
essa função exige realmente essa estrutura?
É nesse ponto que a análise da Administração
Pública deve abandonar a aparência e concentrar-se na finalidade.
13. Conclusão
A metáfora “a função cria o órgão” possui
grande força explicativa.
Na natureza, nas organizações e nas instituições
humanas, estrutura e atividade mantêm uma relação permanente.
A função demanda estrutura.
A estrutura possibilita novas funções.
Uma modifica a outra.
Na Administração Pública, entretanto, essa relação
precisa ser examinada com cautela.
A criação de um órgão deve encontrar fundamento em
uma necessidade pública concreta, e não simplesmente na possibilidade política
ou administrativa de criar uma nova estrutura.
Quando a função verdadeiramente exige o órgão, a
estrutura encontra sua razão de existir.
Quando o órgão passa a criar funções apenas para
justificar sua própria existência, ocorre uma inversão da lógica
administrativa.
Por isso, talvez a pergunta mais importante não
seja simplesmente:
“A função cria o órgão?”
Mas:
“Qual função exige este órgão e por que essa função
não pode ser desempenhada por uma estrutura que já existe?”
Essa pergunta obriga a Administração Pública a
justificar não apenas o que faz, mas por que precisa de determinada
estrutura para fazê-lo.
No fundo, a questão é de racionalidade
administrativa.
Não se trata de defender a existência de muitos ou
poucos órgãos, mas de exigir coerência entre necessidade, função, estrutura,
custo e resultado.
A Administração Pública deve evoluir juntamente com
as necessidades sociais. Mas evolução não significa necessariamente
multiplicação de órgãos.
Às vezes, a solução está em criar uma nova
estrutura.
Em outras, em reformar uma estrutura existente.
E, muitas vezes, a melhor decisão pode ser
simplesmente utilizar melhor aquilo que já existe.
Assim, a conclusão talvez seja menos categórica e
mais dialética:
a função cria o órgão; o órgão desenvolve a função;
e ambos somente se justificam quando permanecem vinculados à necessidade
pública que lhes deu origem.
Quando essa relação desaparece, resta apenas a
estrutura.
E uma estrutura sem finalidade pública suficiente
corre o risco de transformar sua própria existência em finalidade.
Aí já não é a função que cria o órgão. É o órgão
que passa a criar a função.